如何用 Power Automate Desktop 拯救老舊門禁系統？

去年三月，我協助了一位在跨國化學製造業工作的總務同仁——亦儒（化名）。這間公司成立十多年，近期正經歷嚴格的內部稽核，其中一項大工程，就是對門禁系統進行深層的清理與安全確認。

隱藏在老舊系統下的資安風險

這套門禁系統是十多年前的產物，平時缺乏維運，雖然規定人員離職時需移除權限，但實務上是否落實？沒人敢打包票。

亦儒被指派建立內部管控方法，並實際清理門禁權限。然而，老舊系統的介面極度不友善：

• 無法批量操作：不支援整批刪除或更改權限。

• 介面原始：必須逐一勾選 Checkbox 來設定權限。

• 資料量龐大：待處理的舊員工、訪客與承包商資訊多達 2,000 筆。

如果由亦儒手動更新，評估至少要耗費 14 個完整工作天。這對平時還要處理各項庶務的總務人員來說，幾乎是不可能的任務。

導入 RPA：將 14 天的苦力縮短至 7 天

在討論與評估操作方式後，我建議亦儒採用 Power Automate Desktop (PAD)。

為什麼選擇 RPA？因為這項任務完全符合自動化的三大核心指標：「高重複性」、「明確規則」以及「自動化潛力」。

我們共同拆解了操作邏輯，將原本繁瑣的人工點擊轉化為自動化腳本：

1. 自動選取：由 RPA 代替人工，在老舊介面中精準勾選權限方塊。

2. 逐筆執行：2,000 筆資料交由機器人徹夜不休地運作。

3. 日誌紀錄 (Log)：自動產出操作紀錄，不僅方便亦儒隨時掌握進度，更符合內部稽核對於「操作軌跡」的嚴格要求。

成果：從「勞力密集」轉向「流程管理」

透過 RPA 的協助，原本需要 14 天的改善流程，縮短至 7 天 便全數完成——整整節省了 50% 的時間。

更重要的是，亦儒不必再把自己綁在枯燥的點擊工作中。她可以照常處理日常庶務，只需定期檢查機器人的執行日誌。這正是自動化的真諦：讓人類回歸管理與決策，把重複的體力活留給程式。

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